Coordonnateur des opérations d’équipe/ Team Operations Coordinator

**English version will follow**

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention 

Coordonnateur(trice) des opérations d'équipe

• Lieu : Montréal, Québec – Hybride (4 jours sur place, 1 jour à distance)
• Salaire : 21,79 $ l'heure
• Durée du contrat : 6 mois, renouvelable

Raise embauche un Coordonnateur des opérations d'équipe pour l'un de ses clients les plus importants. Chef de file de l'industrie, cette entreprise agrandit son équipe pour répondre à la demande croissante. Nous embauchons dès maintenant ; si ce poste vous intéresse, postulez ci-dessous pour avoir la chance de vous joindre à une entreprise où il fait bon travailler.

Responsabilités :

• Aider l'équipe dans la planification des déménagements, l'élaboration des plans d'étage, des plans de salle et la gestion des accès, en coordination avec le personnel concerné.
• Contribuer à l’intégration des nouveaux employés : obtention du matériel, attribution des places, cartes d’accès, etc.
• Aider l'équipe à coordonner les installations : soumission des demandes d'intervention, coordination des communications concernant les problèmes liés aux bâtiments et aux installations.
• Collaborer avec les coordonnateurs des opérations d'équipe CLAO à l'échelle mondiale pour répondre aux besoins de la direction lors de ses déplacements internationaux sans adjoint(e) de direction local(e).
• Coordonner les réunions, les séances de planification et autres événements, au besoin. Assure la sélection de salles de réunion appropriées et gère la logistique (réservation, présence, invitations, matériel audiovisuel et électronique, restauration, etc.).
• Assurer la liaison avec les équipes techniques et de sécurité, ainsi qu'avec les équipes CLAO internationales.
• Contribue à la diffusion du matériel de communication relatif aux installations.
• Effectue diverses tâches administratives, notamment : photocopies, commandes et réapprovisionnement de fournitures de bureau, et autres tâches de soutien administratif.
• Représente CLAO en matière de santé et de sécurité au travail et de prévention des incendies.
• Assurer des missions de coordination ponctuelles sous la supervision de la direction CLAO locale.

Compétences requises :

• Minimum de 3 ans d'expérience en coordination
• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, tant à l'interne qu'à l'externe, en anglais et en français
• Le candidat retenu devra être capable de se concentrer, de prioriser et d'exécuter sereinement plusieurs tâches dans un environnement de travail dynamique et exigeant, tout en offrant un service rapide, courtois et précis
• Sens de l'organisation et souci du détail
• Capacité de maintenir un niveau de performance élevé et constant
• Capacité de gérer plusieurs projets simultanément au sein de différentes équipes

Avantages :

• Expérience en planification et coordination d'événements en entreprise
• Excellente compréhension des processus, des politiques et des procédures nécessaires pour soutenir de manière proactive plusieurs personnes à différents niveaux hiérarchiques
• Capacité de travailler efficacement en équipe et de façon autonome
• Disponibilité pour toute autre tâche assignée

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Team Operations Coordinator

• Location: Montreal, Quebec – Hybrid (4 days onsite 1 day remote)
• Pay Rate: $21.79/hr
• Contract Length: 6 Months with possibility for extension

We at Raise are hiring a Team Operations Coordinator for one of our top clients. After establishing themselves as an industry leader, they’re now expanding their team to meet rising demand. We’re hiring right now; if you’re interested, apply below for your chance to join a great place to work.

Responsibilities:

• Assist the team with new move planning, floor plans, seating charts, and floor access in coordination with the appropriate personnel.
• Assist with onboarding employees, obtaining hardware, seating, card access, etc.
• Assist the team with facilities coordination, including submitting service request tickets and coordinating communications efforts for building and facilities concerns.
• Assist and collaborate with global CLAO Team Operations Coordinators to support Executive requirements, when Executives are traveling to global locations that do not have local Executive Assistant support.
• Co-ordinates meetings, planning sessions and other events where required. Ensures suitable meeting rooms are selected and manages the logistics e.g. room arrangements, attendance, invitations, audio visual and electronic equipment, catering needs, etc.
• Liaise with building and security teams, as well as global CLAO teams.
• Support the distribution of facilities' communication materials 
• Performs a variety of sundry administrative duties, which may include, but not to be exclusive to: photocopying, ordering and replenishing office materials and other office support as required
• Represents CLAO from a Health and safety and fire marshal point of contact.
• Performs ad-hoc coordination responsibilities under the supervision of the local CLAO leadership.

Must-Have Skills:

• Minimum 3 years’ experience in a coordinator capacity
• Strong working knowledge of Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Strong verbal and written communication skills, both internally/externally in English and French
• Successful candidate must be able to focus and calmly prioritize and execute multiple tasks in a fast paced, high-pressured work environment providing fast, friendly, and accurate service.
• Strong organizational skills and detail-oriented
• Ability to maintain consistent and high levels of performance
• Strong ability to multitask on projects across groups

Nice-to-Have Skills:

• Event planning/coordination experience within a corporate setting 
• Very good understanding of the processes, policies and procedures required for proactively supporting multiple people at varying levels of seniority
• Ability to work well in a team environment and independently
• Accept other duties as assigned 

Looking for meaningful work? We can help!

Raise is an established hiring firm with over 65 years of experience. We believe strongly in making the world a better place through work, which is why we’re a certified B Corporation and donate 10% of our profits to charity.

We strive to build teams that reflect the diversity of the communities we work in. We encourage all qualified applicants to apply, including people from traditionally underrepresented groups such as women, visible minorities, Indigenous peoples, people identifying as LGBTQ2SI, veterans, and people with visible/nonvisible disabilities.

We have a dedicated webpage for accommodations where you can learn more about what we offer and request accommodation: https://raise.jobs/accommodations/

In order to submit candidates for roles, our clients will sometimes require personal information to confirm the identity of applicants and their legal status to work. Raise will never ask you for personal or banking information unless you have been selected for a job. If you are ever unsure about the legitimacy of this or another job posting by Raise (or have any other questions), please contact us at +1 800 567 9675 or hello@raiserecruiting.com

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