Client Services Project Coordinator

**English version will follow**

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire

Coordonnateur(trice) de projets – Services à la clientèle

• Taux horaire : 26 $ – 30 $/heure
• Durée du contrat : 12 mois, avec possibilité de prolongation ou de permanence
• Lieu : Québec / Ontario (télétravail)

Raise recrute actuellement un(e) membre contractuel(le) de l’équipe au nom de notre client. Celui-ci agrandit son équipe afin de répondre à une demande croissante, offrant ainsi une occasion unique de travailler avec un leader de l’industrie.

Remarque : Le taux de rémunération principal est basé sur une classification T4. Toutefois, les candidatures provenant de personnes souhaitant travailler sous une classification en société (INC) seront également prises en considération, le cas échéant.

Aperçu du poste

• Ce poste soutient les chefs de projet dans l’exécution des projets du département des services à la clientèle et veille à maintenir des normes de service supérieures lors de toutes les interactions avec les clients.
• Le rôle de coordonnateur(trice) de projets consiste à fournir un soutien administratif de niveau professionnel au sein de notre équipe de gestion de projets orientée vers la clientèle.
• Membre clé de l’équipe, cette personne contribuera à la livraison d’un travail de qualité exceptionnelle, tant pour nos clients que pour nos équipes internes.

Responsabilités

• Exécution des projets – Répondre aux exigences des projets (réunions de lancement, gestion des échéances, rapports d’avancement aux clients et autres communications nécessaires, coordination avec les différentes équipes opérationnelles) afin d’assurer la livraison des projets dans les délais, selon le budget et aux plus hauts standards de qualité.
• Collaboration interne – Travailler avec les groupes opérationnels internes tout au long du cycle de vie des projets et coordonner les livrables afin d’atteindre les objectifs de projet.
• Communication avec les clients – Répondre rapidement et avec précision aux communications des clients; comprendre leurs besoins et leurs commentaires, collaborer et consulter avec eux et/ou soutenir l’équipe de gestion de projets dans cette démarche; assurer le suivi et communiquer les besoins du client en interne.
• Documentation et rapports – Rédiger des scripts téléphoniques et du contenu pour les sites Web des projets, contribuer à l’élaboration des règles d’affaires, produire des rapports de projet, analyser les résultats afin d’en assurer la qualité et contextualiser les données pour le client.
• Le ou la coordonnateur(trice) travaillera en collaboration avec les chefs de projet du service à la clientèle ainsi qu’avec d’autres départements opérationnels afin d’améliorer continuellement la qualité du service pour répondre, voire dépasser, les attentes des clients.
• Ce poste vise également à favoriser un esprit d’équipe et une coopération efficace entre les membres des services à la clientèle et les autres départements afin d’offrir un service de la plus haute qualité.
• Une composante essentielle du poste consiste à gérer et à résoudre des tâches complexes.

Qualifications

• Diplôme universitaire ou expérience pertinente équivalente (atout).
• Minimum d’un an d’expérience professionnelle en contact direct avec la clientèle dans un environnement professionnel.
• Bilinguisme : français et anglais (maîtrise des deux langues requise).
• Expérience en déboursés ou en soutien de dossiers financiers :
• Idéalement, avoir une expérience dans la gestion de déboursés ou dans des dossiers impliquant des transactions financières.
• La connaissance du suivi des paiements, de la réconciliation des montants ou de la coordination avec les équipes financières/juridiques constitue un atout important, particulièrement pour le soutien de flux de travail complexes.
• Maîtrise d’Excel (9/10) : expérience approfondie incluant la manipulation de données, les tableaux croisés dynamiques, la fonction RECHERCHEV (VLOOKUP) et diverses formules de calcul pour regrouper l’information.
• Solides compétences analytiques et en résolution de problèmes : capacité à réfléchir rapidement, à comprendre la vue d’ensemble, à évaluer l’impact de son travail et son influence sur le dossier.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle : capacité à offrir un service haut de gamme et à comprendre les besoins des clients.
• Excellentes compétences en communication : maîtrise de la communication orale et écrite, essentielle pour interagir efficacement avec une clientèle composée principalement d’avocats et gérer des tâches comportant des aspects juridiques.
• Grand sens de l’organisation : capacité à gérer plusieurs priorités à la fois et à anticiper les prochaines étapes.
• Esprit curieux : désir de comprendre le sens et l’impact du travail accompli, et non seulement d’exécuter les tâches.
• Autonomie et esprit d’équipe : expérience de travail collaboratif et capacité à travailler de façon indépendante.
• Grande motivation et proactivité : éthique de travail solide et volonté d’assumer davantage de responsabilités à l’avenir, notamment en encadrant d’autres coordonnateurs(trices) de projets.

Client Services Project Coordinator

• Pay Rate: $26-$30/hour
• Contract Length: 12 months with possible extension/conversion
• Location: Quebec/Ontario (Remote)

Raise is currently hiring a contract team member on behalf of our client. They’re expanding their team to meet growing needs, making this a unique opportunity to work with an industry leader.

Note: The primary pay rate is based on T4 classification; however, we will also consider applications from candidates interested in an INC classification, where applicable.

Overview

• This position supports Project Managers in project execution in the Client Services department and ensures consistently superior client service standards in all client interactions.
• The Project Coordinator role is responsible for providing professional level administrative support within our client facing project management team.
• As a key member of the project team, this role will be a part of delivering exceptional quality work to our clients as well as within our internal teams.

Responsibilities

• Project Execution – Meet project requirements (kick-off meetings, deadline management, client status reporting and other necessary project communication, and coordinate with the various operational teams) to deliver all project deliverables on time, within budget and at the highest quality standards.
• Internal Collaboration – Responsible for working with internal operational groups throughout the projects’ lifecycles and coordinating deliverables to meet project objectives.
• Client Communication – Respond to client communications timely and accurately; understand client needs and feedback, collaborate and consult with clients and/or support project management team in doing so; follow up and communicate client's needs internally.
• Documentation & Reporting – Draft project telephone scripts and website text, assist in development of business rules as well provide project reporting, perform analysis of reporting to ensure quality and contextualize results for client.
• Towards this goal, the Project Coordinators will work with the Project Managers in Client Services as well as other operational departments to continually enhance service quality standards to meet and/or exceed client expectations.
• This position is responsible for fostering a team environment and building cooperation between client services team members, and other departments to provide the highest quality service standards.
• A critical component of the job is to manage and resolve complex tasks.

Qualifications

• Bachelor’s Degree or other relevant industry experience is preferred.
• 1+ year work experience with direct client/customer contact in a professional environment.
• Bilingualism, French and English fluency.
• Experience with Disbursements or Financial Case Support:
• Ideally have experience handling disbursements or working on cases involving financial transactions.
• Familiarity with tracking payments, reconciling amounts, or coordinating with finance/legal teams will be considered a strong asset, especially for supporting complex case workflows.
• Excel Proficiency (9/10): The candidate should have extensive experience using Excel, including basic data manipulation and more advanced functions such as pivot tables, VLOOKUP, and various calculation functions to regroup information.
• Strong Analytical & Problem-Solving Skills: The candidate must be able to think on their feet, understand the whole picture, assess the impacts of their work, and how it will affect the case.
• Strong Customer Service Skills: The candidate should be able to provide white glove service and have a good understanding of customer needs.
• Strong Communication Skills: The candidate must possess excellent verbal and written communication abilities, essential for effectively interacting with our clients, who are primarily lawyers, and handling tasks that involve legal aspects.
• Strong Organizational Skills: The candidate must be well-organized, able to multi-task, and anticipate what comes next.
• Inquisitive Mind: The candidate should have a need to understand, not just deliver, ensuring their work has the right effect on the case.
• Ability to Work Independently and Autonomously: The candidate should have experience collaborating with others, working as part of a team, and being able to work independently.
• Highly Motivated and Proactive: The candidate should demonstrate a strong work ethic and be willing to take on more responsibility down the line, potentially leading other project coordinators.

Looking for meaningful work? We can help

Raise is an established hiring firm with over 65 years of experience. We believe strongly in making the world a better place through work, which is why we’re a certified B Corporation and donate 10% of our profits to charity.

We strive to build teams that reflect the diversity of the communities we work in. We encourage all qualified applicants to apply, including people from traditionally underrepresented groups such as women, visible minorities, Indigenous peoples, people identifying as LGBTQ2SI, veterans, and people with visible/nonvisible disabilities.

We have a dedicated webpage for accommodations where you can learn more about what we offer, and request accommodation: https://raise.jobs/accommodations/

In order to submit candidates for roles, our clients will sometimes require personal information to confirm the identity of applicants and their legal status to work. Raise will never ask you for personal or banking information unless you have been selected for a job. If you are ever unsure about the legitimacy of this or another job posting by Raise (or have any other questions), please contact us at +1 800-567-9675 or hello@raiserecruiting.com

 

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