**English version will follow**
L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.
Soutien aux fonctions administratives 3
- Lieu : Montréal (Hybride)
- Taux horaire : $33.65/hr
- Durée du contrat : 12 mois avec possibilité de prolongation
Chez Raise, nous recrutons actuellement un Soutien aux fonctions administratives 3 l'un de nos clients de premier plan. Après s'être imposé comme un leader de son secteur, ce client agrandit désormais son équipe afin de répondre à une demande croissante. Nous recrutons dès maintenant ; si ce poste vous intéresse, postulez ci-dessous pour avoir la chance de rejoindre un environnement de travail exceptionnel.
Responsabilités :
- Assure l'exécution de l'ensemble des opérations quotidiennes spécifiques à sa fonction et utilise les systèmes informatiques appropriés.
- Établit des rapports de routine spécialisés, de la correspondance et/ou des statistiques.
- Tient à jour les dossiers et les systèmes de classement ; saisit et/ou entre des données dans les systèmes informatiques, y compris via les applications bureautiques ou des logiciels spécialisés.
- Rédige des rapports de routine afin d'appuyer les processus décisionnels au sein du domaine d'activité assigné.
- Assure la gestion administrative des programmes, projets et/ou processus propres à l'unité organisationnelle desservie.
- Ce poste peut se retrouver dans divers contextes organisationnels ou familles d'emplois, notamment : EHS, R&D, Marketing, Informatique, Ventes, Juridique, Gestion de projet, RH, Finance, Service client, etc. (5 à 8 ans d'expérience requise).
Compétences indispensables :
- 5 à 8 ans (ou plus) d'expérience dans un rôle similaire d'Assistant de direction ou de Soutien administratif de haut niveau.
- Expérience dans l'assistance auprès de la haute direction et de plusieurs responsables simultanément.
- Expérience dans la gestion d'agendas de direction complexes pour des cadres supérieurs (par ex. au niveau Vice-Président) et dans la coordination d'un grand volume de réunions.
- Capacité avérée à travailler de manière autonome, avec une supervision ou une formation minimales.
- Solides compétences en organisation, en gestion multitâche et en priorisation, dans un environnement au rythme soutenu.
- Compétences en communication professionnelle, avec la capacité de représenter efficacement la direction.
- Expérience dans la coordination d'événements, d'ateliers, de conférences ou d'activités opérationnelles.
- Expérience dans la gestion des notes de frais via l'outil Concur (exigence indispensable).
- Maîtrise approfondie de Microsoft Outlook, Teams, de la suite Microsoft Office, et de SAP (un atout).
- Esprit proactif, orienté vers le travail d'équipe et la recherche de solutions, faisant preuve d'un grand sens des responsabilités et d'initiative.
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Administrative Funct. Support 3
- Location: Montreal, Quebec (Hybrid)
- Pay Rate: $33.65/hr
- Contract Length: 12 Months with the possibility for extension
We at Raise are hiring an Administrative Funct. Support 3 for one of our top clients. After establishing themselves as an industry leader, they’re now expanding their team to meet rising demand. We’re hiring right now; if you’re interested, apply below for your chance to join a great place to work.
Responsibilities:
- Proceeds with all day-to-day functional-specific operations and applies IT systems.
- Prepares specialized routine reports and correspondence and/or statistics.
- Maintains records and filing systems; types and/or enters data into computer systems, including Office applications or specialized software packages.
- Completes routine reports in order to support decision processes in the area assigned.
- Performs the administration of programs, projects, and/or processes specific to the organization unit served.
- This position can be found in a number of organization settings / job families, incl. EHS, R&D, Marketing, IT, Sales, Legal, Project Management, HR, Finance, Customer Services, et al.. 5-8 years
Must have skills:
- 5–8+ years of experience in a similar Executive Assistant / Executive Administrative Support role
- Experience supporting senior leadership and multiple managers simultaneously
- Experience managing complex executive calendars for senior leaders (ex: VP level) and coordinating high-volume meetings
- Proven ability to work independently with minimal supervision or training
- Strong organizational, multitasking, and prioritization skills in a fast-paced environment
- Professional communication skills with the ability to represent leadership effectively
- Experience coordinating events, workshops, conferences, or operational activities
- Experience managing expense reports using Concur (must-have)
- Strong proficiency with Microsoft Outlook, Teams, Microsoft Office Suite, and SAP (asset)
- Proactive, team-oriented, and solution-driven mindset with strong ownership and initiative
Looking for meaningful work? We can help!
Raise is an established hiring firm with over 65 years of experience. We believe strongly in making the world a better place through work, which is why we’re a certified B Corporation and donate 10% of our profits to charity.
We strive to build teams that reflect the diversity of the communities we work in. We encourage all qualified applicants to apply, including people from traditionally underrepresented groups such as women, visible minorities, Indigenous peoples, people identifying as LGBTQ2SI, veterans, and people with visible/nonvisible disabilities.
We have a dedicated webpage for accommodations where you can learn more about what we offer and request accommodations: https://raise.jobs/accommodations/
In order to submit candidates for roles, our clients will sometimes require personal information to confirm the identity of applicants and their legal status to work. Raise will never ask you for personal or banking information unless you have been selected for a job. If you are ever unsure about the legitimacy of this or another job posting by Raise (or have any other questions), please contact us at +1 800-567-9675 or hello@raiserecruiting.com
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